När reservlösningarna spricker

I Malmö stad jobbar man sedan tidigare med flera olika reservlösningar, bland annat ett bemanningsteam i varje utbildningsområde. Det är tillsvidareanställda och utbildade medarbetare som flyttar runt mellan olika förskolor för att förstärka bemanningen vid behov.
– Den lösningen behövde vi anpassa. Medarbetarna i bemanningsteamet blev istället basplacerade på en eller flera förskolor för att minska antalet förflyttningar och antalet grupper av människor som möttes, berättar beredskapssamordnaren Sara Ek.

En annan reservlösning är vikariebanken, vilken nästan försvunnit under pandemin eftersom få skriver upp sig. Det har helt enkelt inte känts bekvämt och tryggt för personalen att jobba på det viset.

För att fylla upp hålet valde förskoleförvaltningen att förstärka bemanningen genom att anställa 55 vikarier, inklusive fem kockar, fördelade på bemanningsteamen. Den tillfälligt större bemanningen skapade en större kontinuitet i verksamheten, både för barn och medarbetare.
När stadens öppna förskolor stängdes i november förra året, blev även medarbetarna därifrån utplacerade på vanliga förskolor.
– Våra rektorer upplever att det under pandemin har blivit bättre diskussioner och ökad förståelse för att man behöver göra omfördelningar av resurser, säger Sara Ek.

Hon beskriver inledningen av pandemin som en förvirrande tid, med många frågor. Kan vi hålla öppet för alla? Vem måste vi hålla öppet för? Hur säkrar vi bemanningen? Hur besvarar vi alla frågor från verksamheten? Hur når vi hela vägen ut med kommunikationen?

I början var det bara hon själv, en kriskommunikatör och förvaltningsdirektören som skulle hantera frågorna, vilket snabbt blev ohållbart. Istället inrättades ett anpassat ledningsstöd, som navet i hanteringen och ett alternativ till en stabsfunktion. Gruppen bestod av Sara Ek, det vill säga en beredskapssamordnare, samt en kriskommunikatör, en HR-konsult och en samordnare för krisstöd.
– Det har skapat en trygghet i organisationen och underlättat i hanteringen eftersom vi har haft olika kompetenser i gruppen som kunnat stötta varandra direkt. På så vis har det blivit korta beslutsvägar.

Sara Ek säger att det också blev ett sätt att avlasta rektorerna på eftersom gruppen kunde tolka informationen från myndigheterna.
– Mycket information är anpassad efter grundskolan och det är inte riktigt samma sak som förskolan.

Redan i mars 2020 började förskoleförvaltningen jobba med tre scenarier för att titta på vad som skulle kunna inträffa och vad de största sårbarheterna under pandemin var: Bortfall av både barn och personal; bortfall av personal men friska barn i behov av omsorg; förskolor stängs nationellt eller av huvudman men barn med särskilda behov samt till vårdnadshavare med samhällsviktiga yrken ska fortsätta erbjudas en plats.

Samtidigt började man dagligen samla in uppgifter om barns och personals närvaro och sammanställa dem för hela förvaltningen.
– Det ger utbildningsområdet möjlighet att titta på vilka enheter som har de största utmaningarna, var vi behöver förstärka och så vidare. Det gav också förvaltningsledningen och vår direktör möjlighet att skaffa en överblick, säger Sara Ek.

Initialt under pandemin minskade fokus på verksamheten eftersom många medarbetare var oroliga för sin egen hälsa.
– Det går inte att hålla avstånd i förskolan, så hur ska vi då förhålla oss till det? Men sedan hittade man tillbaka till fokuset, som ju är undervisning och omsorg om barnen. Medarbetare i förskolan är oerhört engagerade och lösningsfokuserade, att lösa problem är något de gör på daglig basis, även om det ställts på sin spets under pandemin.

En konsekvens av pandemin har varit att många inskolningar dragit ut på tiden på grund av riktlinjerna att stanna hemma vid minsta symptom. En annan att en stor del av verksamheten förlagts utomhus och en tredje att digitala kanaler gjort en snabb frammarsch inom verksamheten.

Lärdomarna förvaltningen dragit samlades i maj i år i en rapport inför höstens övergångsperiod. Ett exempel på en sådan är vikten av att använda sig av de olika stödfunktioner som finns inom förvaltningen, exempelvis specialpedagoger och psykologer. Detta som ett stöd till personalen, både i bemötandet av barnen och anpassningen av verksamheten.

Framöver pekar Sara Ek på vikten av att fortsätta säkra den dagliga verksamheten.
– Redan innan pandemin var kompetensförsörjningen en utmaning eftersom det utbildas för få legitimerade förskollärare. Ju mer robusta och anpassningsbara vi är i det dagliga arbetet, desto större beredskap har vi för att kunna hantera även andra händelser.

Fakta förskolan i Malmö stad

• 200 kommunala förskolor, fördelade på fyra utbildningsområden
• 50 rektorer och 130 biträdande rektorer
• 3 100 förskollärare, pedagoger och barnskötare
• 17 000 inskrivna barn, vilket utgör 83% av alla barn 1-5 år