Jonas LandgrenLandgren och hans kollegor har granskat hur krishanteringsaktörer dokumenterar vid större insatser och kriser.

De konstaterar att det är stor skillnad i förmågan att dokumentera beroende på om organisationen följer eller ska leda den operativa insatsen. Det är också skillnad i den information som produceras och vilka instrument som används.

– Men de föreställningar om hur dokumentation bör gå till tar inte hänsyn till dessa skillnader, sade Landgren.

Blir den operativa ledningen stressad av att händelseförloppet ska dokumenteras i Lupp eller Wis, glöm då det, tyckte Landgren.

– Mängden stödsystem för lägesinformation ökar i snabbare takt än kompetensen att använda dem. Köp inte allt som IT-människorna kommer med, ni måste utgå från vad ni behöver.

Dokumentation kan bestå av mycket: noteringar i digitala system som Wis och Lupp, personliga loggböcker, berättelser, anteckningar på whiteboard, bilder, samtalslistor i mobilen.

– Osocial information finns det gott om, men whiteboarden är social information. Ibland säger man ”ledsen men vi fick inget dokumenterat i Lupp”, samtidigt är pappersåtervinningen välfylld.

Det var ungefär vad som hände i samband med några storbränder i Södertälje, en av flera händelser som forskarna tittat närmare på.

Några andra konkreta exempel:

Länsstyrelsen i Västra Götaland hade extremt mycket noterat under svininfluensan. Men när det hela skulle dokumenteras gjordes intervjuer.

Vid magsjukan i Lilla Edet saknades inte information, bristen återfanns i kommunens förmåga att dra nytta av den information som fanns utanför huset.

Spårbarhet, att kunna gå tillbaka i skeendet, och för att förstå situationen är två tunga skäl till dokumentation. Och eftersom vi alla tolkar efter våra egna förutsättningar är det ett maktmedel att sitta vid protokollet, konstaterade  Landgren.

Han gjorde också en jämförelse av dokumentation vid övning jämfört med när det är allvar.

– Under övningen är det alltid någon som noterar från början. Men vid en riktig händelse börjar skeendet ofta i liten skala, då finns inte någon på plats vid tangentbordet. Ofta tas då whiteboarden till hjälp, och det är inte fel.