Enkla rutiner att hantera – nyckeln för kontinuitet

– Vårt mantra är att det ska vara begripligt och hanterbart. För alla, säger Lars Kåreklint, utvecklingsledare på säkerhetsenheten vid Katastrofmedicinskt centrum.

Regionen har i ett antal år haft en blå pärm med kontinuitetsplaner och reservrutiner för personalen att luta sig mot.

Men planer och rutiner måste också hållas vid liv; rutiner uppdateras, ny personal informeras, övriga påminnas.

I ett uppföljningsarbete konstaterades att de flesta verksamheter hade tagit fram reserv​rutiner, en utmaning var att få dem kända av all personal.

– Men den främsta utmaningen var att man inte hade övat sin kontinuitet, säger Lars Kåreklint.

Därför görs nu ett arbete med att öka kunskap, medvetenhet, övandet och därmed kontinuiteten.

Första åtgärden var en påminnelse om var reservrutinerna finns och hur olika situationer ska hanteras. Affischer med korta budskap sattes upp i personalutrymmen, som: när strömmen går, titta i blå pärmen.

– Vi sa inte så mycket mer, men det skapade diskussion och blev positivt. En del visste inte att det fanns en pärm, andra framförde behov av uppdateringar.

Nästa steg blev att ta fram övningsunderlag som nu är klart. Ambitionen är enkla vägledningar till korta övningar på 20 minuter som leds av ansvariga i verksamheten.

– Tanken är att man gör det på en arbetsplatsträff, under en utbildningsdag eller liknande när personalen ändå är samlad, då stör det inte verksamheten.

Övning sker en gång om året, verksamheten väljer själva vilken resurs de övar.

Resurser är exempelvis el, vatten och gas. Och för de olika resurser som måste fungera pågår ett utvecklingsarbete med att ta fram tvåsidiga mallar för reservrutiner. Verksamheterna har dem att utgå från och anpassar dem till det egna arbetet.

Första sidan ska bestå av en checklista över vad som ska kontrolleras och göras när det blir en störning eller något slutar att fungera. Vad behöver göras under ett elavbrott?

Andra sidan ska ta upp vad som är viktigt före och efter en störning. Före-perspektivet handlar om att se över vilka åtgärder som kan skapa större robusthet i verksamheten och att ta fram reservrutiner för om något skulle sluta fungera, efter-perspektivet att kontrollera om allt fungerat och utvärdera rutinerna.

– Vi vill helst få med allt på två sidor. Är det fyra-fem sidor är det ingen som läser. Syftet med andra sidan är inte att vara heltäckande, utan att ge tips och idéer om vad man ska tänka på, vad som är viktigast.

– Vi kommer även nämna i mallarna att man vid långvariga störningar kan behöva ransonera och omfördela resurser, men att det görs först efter beslut av särskild sjukvårdsledning.

Den tvåsidiga informationen ska finnas i den blå pärmen under respektive resurs. Listan över resurser är inte klar än, Lars Kåreklint uppskattar att det blir 10-15 stycken.

– De måste vara tillräckligt allmänna och viktiga för att vara med. Men vi brukar ta el, vatten och gas som exempel, eftersom det är mycket viktiga resurser.

Regionerna domineras av vård i olika former, men det finns även många andra verksamheter. Behoven är olika, innehållet i den blå pärmen måste därför anpassas för verksamheten där den är placerad.

– Våra stödverksamheter, exempelvis fastighetsservice och IT, har dessutom dubbla uppdrag. De måste ge stöd för vårdens kontinuitetshantering, men också kontinuitetshantera sig själva.

Alla ska genomföra arbetet, alla har uppdraget att skapa kontinuitet.
Lars Kåreklint har övergripande ansvar för att utveckla regionens kontinuitetshantering, hans enhet följer också upp hur kontinuitetsarbetet sköts.

Har vissa verksamheter lättare att ta till sig arbetet med kontinuitetshantering?

– Organisationen är stor och det ser lite olika ut, vissa har kommit längre än andra. Men generellt sett har det sett bra ut när vi gjort uppföljningar.

Kontinuitetshanteringen bygger på att skapa planer och reservrutiner så att kritiska aktiviteter ska kunna fungera även vid störningar, inte att ha en särskild plan för alla olika händelser som kan inträffa.

– Det är svårt att förutse alla former av störningar och hur de kan påverka oss. Därför inriktar vi oss istället mot det som alltid måste fungera för att vi ska ha en säker vård och verksamhet, oavsett vilka störningar som sker.

Däremot kan erfarenheter från händelser i omvärlden skapa nya interna säkerhetsrutiner och reservplaner.

Har pandemin varit till hjälp för att förstå vikten av kontinuitetshantering?

– Jag tror att pandemin har skapat en större medvetenhet om vikten av kontinuitetshantering, beredskap och lagerhållning. Och jag tror att medvetenheten har ökat om samhällets sårbarhet, men även om att vi har stora möjligheter att påverka vår situation.