De lär ut vikten av en plan B

Kontinuitetshantering — kanske känns ordet igen från någon av myndigheternas pressträffar med anledning av coronaviruset?
– Det är ett krångligt ord men en logisk metod. Man kan säga att det handlar om att skapa en plan B för din verksamhet: till exempel investera i reservkraft, se till att fler personer får en specifik kompetens, lagerhålla kritiska delar, ta fram kontinuitetsplaner eller ha tillgång till en alternativ lokal, berättar Alexandra Grundel Lauritzen.

Hon och Ida Kullgren jobbar med de här frågorna externt mot kommuner, regioner, länsstyrelser, centrala myndigheter och privata företag som bedriver samhällsviktig verksamhet. Genom enkäter har de sett att många verksamheter inte har beslut från högsta ledningen att jobba med kontinuitetshantering, något som de hoppas förändras efter coronapandemin.
– Vi vill att det ska bli en naturlig del i arbetet och har kämpat länge för att synliggöra frågan. Kampanjen vi hade tänkt göra i år fick vi delvis gratis genom coronahanteringen, konstaterar Ida.

Vare sig hon eller Alexandra ser sig som ”typiska myndighetspersoner”, på så vis att de gärna använder sig av lite ovanliga tillvägagångssätt. Sedan 2017 bedriver MSB ett utvecklingsprojekt inom ramen för kontinuitetshantering som Alexandra och Ida ansvarar för. När ett enklare och mer lättillgängligt metodstöd skulle tas fram valde de att ta hjälp av en referensgrupp direkt från start, istället för att skicka ut på remiss i sluttampen.
Referensgruppen bestod av ett 15-tal personer som själva skulle använda stödet.
– ”Hjälp oss hjälpa er” har varit ledorden i arbetet, berättar Alexandra.
– Vi är väldigt prestigelösa och ointresserade av att agera storebror, utan har hellre lyssnat och tagit till oss andras åsikter. Stödet ska ju vara så användbart som möjligt. Jag är väldigt stolt över hur inkluderande vi jobbar, fortsätter Ida.

Att involvera aktörerna från start var en stor framgångsfaktor. Resultatet publicerades förra sommaren i form av en verktygslåda på
MSB:s webb, som bland annat innehåller inspirationsmaterial, lathund, workshop-upplägg och dokumentationsmallar.
När sedan coronaviruset slog till med full kraft, kunde aktörerna själva hitta informationen de behövde.
– Hade pandemin ägt rum ett år tidigare hade vi garanterat fått många fler frågor. Nu var stödet redan etablerat och välfungerande.

Den färdiga verktygslådan, som sedan dess har uppdaterats, gjorde också att Alexandra, Ida och deras kollegor på mindre än ett dygn kunde ta fram ett coronaanpassat planeringsstöd i början av mars. Planeringsstödet vägleder aktörer som bedriver samhällsviktig verksamhet i hur de kan tänka inför eventuellt bortfall av personal,  av leveranser av varor och tjänster samt att identifiera vilka verksamheter som måste upprätthållas och vilka som är mindre prioriterade.
–  Stödet kom ut precis i rätt tid och blev jätteuppskattat.

Men trots att metoden är logisk är den inte alltid enkel.
– Det handlar om ganska många steg och ställningstaganden, till exempel vad måste alltid fungera i verksamheten? Hur ser våra beroenden ut? Hur länge kan vi klara oss utan just den här resursen? Sedan handlar det om att titta på utgångsläget och fundera på om man behöver genomföra några åtgärder och i så fall vad, säger Alexandra.
Hon har arbetat med kontinuitetshantering på MSB sedan 2013 och jobbade fram tills för två år sedan ensam med frågan externt.
– När det blev fokus på höjd beredskap fick kontinuitetshanteringen ett första uppsving. Det började sakta 2015 och har sedan successivt ökat, inte minst nu i och med hanteringen av corona, berättar hon.

Förra hösten höll Alexandra och Ida en dragning för MSB:s generaldirektör Dan Eliasson om den första upplagan av verktygslådan. De beskriver Eliasson som en av kontinuitetshanteringens största ambassadörer sedan dess.
Under 2020 har Alexandra och Ida fokus på att öka utbildningen i ämnet, bland annat genom planerade kurser riktade till länsstyrelser, Socialstyrelsen och till viss del livsmedelsbranschen. Även lärarna på MSB:s skolor i Revinge och Sandö utbildas för att kunna använda materialet i sina kurser. I höst kommer MSB genomföra en nationell kampanj om kontinuitetshantering, liksom den andra upplagan av konferensen Mötesplats kontinuitetshantering.
– Samhällsviktig verksamhet har fått ett ansikte under pandemin och många har insett att kontinuitetshanteringen är en viktig del i beredskapsarbetet, säger Alexandra.
Vad tror ni, kommer ordet kontinuitetshantering att bytas ut?
– Det är en tungvrickare och jag stavar fel om jag inte tänker mig för, skrattar Alexandra.
– Men det är också ett begrepp som är internationellt och nationellt vedertaget. Vi ser inte att det kommer bytas ut och det är heller inget vi skulle vilja, man får helt enkelt jobba med klarspråk och associationer, lite som vi gör när vi kallar det plan B.

Alexandra Grundel Lauritzen
• Ålder: 32.
• Bor: Karlstad.
• Gör: Arbetar med försörjningsberedskap på MSB med fokus på kontinuitetshantering och samhällsviktig verksamhet.
• Familj: Make, dotter, son samt katt.
• Intressen: Umgås med familj och vänner, mat, resa, trädgård och att lära sig spela padel.
• Roligast med jobbet: ”Att vara med och utveckla och arbeta med högaktuella områden samt att ta fram stöd som kommer till användning för aktörerna.”
• Utmaningar med jobbet: ”Områdena jag arbetar med berör många aktörer, såväl privata som offentliga, samtidigt som det inte finns särskilt mycket reglering för varken kontinuitetshantering eller samhällsviktig verksamhet. Det pågår också en samhällsutveckling som gör att man hela tiden måste omvärdera hur vägen framåt ska se ut.”

Ida Kullgren
• Ålder: 36.
• Bor: Hammarö.
• Gör: Arbetar med försörjningsberedskap på MSB med fokus på kontinuitetshantering och samhällsviktig verksamhet.
• Familj: Make, tre döttrar och katt.
• Intressen: Familj, vänner, löpning, klättring och äta dillchips till en bra tv-serie.
• Roligast med jobbet: ”Att få driva utvecklingsprojekt som inkluderar en bred samverkan med olika aktörer. Få vara med och stärka samhällets beredskap tillsammans med engagerade människor.”
• Utmaningar med jobbet: ”Att det är mycket som händer just nu kopplat till att stärka samhällets beredskap, vilket är positivt, men med det finns en risk att man ibland glömmer bort att se helheten och systemperspektivet på lång sikt. Det vi gör nu ska stärka beredskapen för många kommande generationer.”