Säkra verksamheten i vardagen
Publicerad: 10 dec 2019 klockan 15:00
Av: Per Larsson
Senast uppdaterad: 01 jun 2021 klockan 11:54
Ingen gillar avbrott i verksamheten. Det är det enkla sättet att förstå vitsen med kontinuitetshantering.
– Och det viktigaste är att komma igång, man behöver inte ha hela planen klar när man börjar, säger beredskapssamordnare Mirja Gångare, Västra Mälardalens kommunalförbund.
Sedan 2017 har kontinuitetshantering, med fokus på samhällsviktig verksamhet, prioriterats av Västra Mälardalen (Arboga, Kungsör, Köping) i samarbete med Hallstahammar.
– Vi fick in det i risk- och sårbarhetsanalysen (RSA) 2015, utan att riktigt veta vad arbetet innebar. Formerna fick sätta sig efterhand, och det har de verkligen gjort, säger Mirja.
”Vi vill komma fram till om risken kan accepteras.
Är svaret nej måste åtgärder kopplas in.”
Områden inom de kommunala verksamheterna kartläggs och analyseras, i dag är ungefär tre fjärdedelar avklarade. Två representanter från varje kommun, en från verksamheten och en med beslutsmandat, har medverkat när Mirja och en kollega genomfört workshoppar.
– Samarbetet mellan fyra kommuner är en styrka, både för oss som håller i det och för deltagarna som kan dela erfarenheter. Det lite svårare med bara två deltagare per verksamhet är att de har ett stort jobb att förankra arbetet i sin verksamhet.
Mirja Gångare uppmanar att våga testa en verksamhet, genomföra ett upplägg och sedan skruva på det. Det behöver inte vara perfekt, kommer inte vara det
– Men man har något att utgå ifrån och att justera. Det är något som ska in i det vardagliga, en metod som ska genomsyra arbetet.
Västra Mälardalen använder den modell som även MSB numera använder, ett hjul som upprepar aktiviteterna: planera – genomföra – följa upp – förbättra.
– Jag som leder en workshop kan metoden, har krisberedskapsperspektivet. Men viktigt att tänka på är att deltagarna är experter på den verksamhet som ska kartläggas.
Under utbildningsdagen får deltagarna skriva ner de viktigaste aktiviteterna på arbetsplatsen, därefter ska en maximalt tolerabel avbrottstid anges.
För att göra arbetet begripligt får deltagarna i verbform lista saker de måste göra. När kritiska aktiviteter listats är det dags för resurser, vilka som är avgörande för att upprätthålla verksamheten. Resurser kopplas till aktiviteter.
– Vi skiljer på interna och externa resurser. Det har att göra med vilka krav som kan ställas, hur man kan tänka robusta avtal. Eller åtminstone medvetenhet om risker om man inte har robusta avtal.
Till slut framträder vilka som är de viktigaste, kritiska resurserna. Grunden är att säkra verksamheten i vardagen.
– Annars fastnar man lätt i hur man ska klara sig om inget fungerar. Senare tar vi hela skalan, från lilla händelsen till höjd beredskap.
Därefter görs en riskbedömning. Vad är det som kan hända, vad hotar, hur stor är sannolikheten?
– Vi vill komma fram till om risken kan accepteras. Är svaret nej måste åtgärder kopplas in.
Till åtgärdsförslag kopplas vem som är ansvarig, när det ska vara klart, vad åtgärderna kostar.
När kontinuitetsplanen är klar behövs beslut om när den ska revideras, hur planen hålls aktuell. Mirja Gångare rekommenderar att ställa tre frågor:
- Är planen begriplig – förstår alla vad som ska göras?
- Är den hanterbar – kan alla göra det som står i planen?
- Är den meningsfull – har man användning av materialet, är reservrutinen rätt utformad för att hantera situationen?
– Det ska vara enkelt att hålla igång. Ordet kontinuitetsplan går inte hem överallt. Vi har också börjat kalla det plan B, det förstår de flesta vad det är.
En övergripande fråga för internkontrollen är:
- Finns det rutiner för att uppdatera dokument för kontinuitetshantering och har identifierade åtgärder prioriterats och förts över till verksamhetsplanen?
– Det blir en del av verksamhetsstyrningen, en kvalitetsstyrning. Samtidigt är kontinuitetshantering egentligen bara lägsta nivå av kvalité, det som alltid måste fungera.