Ska vara enkelt klara viktigaste kommunikationen

– Operativt har vi fått upp krisledningsförmågan. När tib (tjänsteman i beredskap) larmas går sms automatiskt ut till andra beredskapsfunktioner och vi kan arbeta med en händelse trots att vi inte sitter tillsammans, säger riskingenjör Johan Ahlström och fortsätter:

– Vi är nog snabbare upp i stab än polisen. Vi har utvecklat rutiner hur vi agerar vid 112-larm, det har vi inte tid att göra under krisen.

Västerås är en av de kommuner som har flest Rakel-abonnemang. 20 verksamheter är med i systemet, totalt finns 63 mobiler. Därtill har Mälarenergi cirka 70 mobiler och Västerås flygplats 9. Dessutom finns i kommunen 18 andra aktörer som använder Rakel.

– Vårt ansvar är dubbelt. Rakel ska fungera inom kommunens verksamhet, men också i vårt geografiska område.

Men vägen dit har inte varit helt enkel. En nyckel har varit att motivera nyttan för de som använder Rakel ytterst sällan.

– Som när ekonomienheten utbildar mig i en ärendehantering jag använder en gång om året. Varför ska jag ägna en dag åt det? Det är ungefär samma sak med Rakel.

Ett sätt att motivera till användande har varit att öva och simulera. Runt 1 000 personer har involverats.

Men det första steget var att övertyga cheferna. Med hjälp av några filmer med scenario om totalt strömavbrott under smällkalla vintern fick de se något de inte vill uppleva. Rakel skaffades.

– Men det var svårt att få mobilerna att användas. De var otympliga, svåra att hantera och många förstod inte nyttan.

Till de som använder Rakel mer frekvent skaffades mindre enheter som kan användas för vanliga telefonsamtal, hälften av alla har dem. Batteritiden är sämre, men att få ut användandet brett ansågs viktigare. Rakel började användas till vardags och fler blev intresserade.

– Jämfört med hur det såg ut när vi började med Rakel 2012 är det helt annorlunda nu. Vi har lärt oss jättemycket.

För att göra Rakel lätt att använda har en enkel manual tagits fram, snabbval på knappar används så mycket som möjligt.

– Det är bara ett knapptryck för att nå vår tib eller polisens larmcentral. Många tyckte det var krångligt att byta talgrupp, det har vi förenklat genom att lägga alla i samma mapp.

Vikten av att använda Rakel så mycket som möjligt trummas in. Utbildning genomförs regelbundet.

– Ibland sker det i grupper där vi har hjälp av polis och räddningstjänst. De är bäst i klassen, det är inte vi. Men det är viktigt att vi förstår sammanhanget och nyttan. Rakel är inte bara en pryl. Vi använder interaktiva utbildningar, både MSBs och vår. I utbildningarna fokuserar vi på att användarna ska förstå Rakelsystemet och att prata rätt.

En gång i kvartalet genomförs övning med alla 20 egna verksamheter och de 18 externa som använder Rakel.

Personalen har också lärt sig att använda Rakel i direktmod, utan kontakt med Rakelnätet. Det innebär att Rakelmobilerna fungerar ungefär som en avancerad walkie-talkie.

Praktisk erfarenhet av att använda Rakel fick kommunen under den stora skogsbranden 2014 då 100 anställda i kommunen var delaktiga.

– En nyttig erfarenhet var att det inte gick att kopplas samman med vissa talgrupper. Det blev tydligt att vi behövde en sambandsledare, både för egen organisation och för helheten. En som kan mycket om systemet och numera har vi flera breda händelsetalgrupper.

Rakel används också för evenemangssäkerhet. Kommunen sätter upp en sambandscentral och arrangörerna av den stora motorfesten Summermeet lånar numera rakelmobiler av kommunen.

– Vi har 20 mobiler med beredskapsabonnemang som bland annat används vid evenemang och har lärt oss rutiner för vilka talgrupper som behövs, hur lång tid det tar för MSB att koppla upp dem.

Nästa steg är att fortsätta utveckla den operativa förmågan. Johan Ahlström konstaterar att synkronisering mellan de bakre ledningarna inte är bra.

– Vi behöver få till en mer strategisk samverkan. Vi vill också utveckla möjligheten för våra fältassistenter att prata med polisen under kvällar. Ett nästa steg är att för civilt försvar montera en repeaterfunktion i stadshuset. Vi behöver även tänka radiosamband och ha traditionella radiomaster i utkanter av kommunen.

Fakta

Inom Västerås kommun används Rakel i dag av:

• samtliga tib-ar (tjänstemän i beredskap
• kommunikatörer i beredskap
• vinterjouren
• socialjour
• fältassistenter
• IT-incident manager
• kontaktcenter
• stadshusentrén
• teknik- och fastighetsförvaltningens kundtjänst och fastighetsjour
• stadsnätsbolaget Fibra
• Skultuna kommundelstjänst
• Securitas arbetsledare.

Kommunala bolagen Mälarenergi och Västerås flygplats har köpt och finansierat Rakel på egen hand.

Utöver kommunen använder 18 andra verksamheter också Rakel.