Kontinuitetsarbete i vardagen "Personalen extremt engagerad"

– Personalen har varit extremt engagerad i arbetet. Driftsäkerhet och kvalité är viktigt för dem, och lättare att få engagemang än om man pratar risk- och sårbarhetsanalyser och kriser, säger Michael Marklund, säkerhetschef i Staffanstorps kommun.

Fem kommuner i Skåne samverkar i arbetet med kontinuitetshantering. Teknik, IT, skola, förskola samt vård- och omsorg blev föremål för översyn. Kommunerna tog varsitt område för att sen kunna utbyta arbeten.

Staffanstorp valde vård- och omsorg, skaffade överblick över svagheter, identifierade vad som var kritiskt.

– Utmaningen är att vi har en åldrande befolkning och att 75 procent av verksamheten är utlagd på entreprenad, säger Ingela Löfberg, vård- och omsorgschef.

Till slut landade man i vad som är mest sårbart. Framförallt tre områden pekades ut:

• Stort behov av tillsyn på särskilda boenden för äldre, personalnärvaro får inte svikta.
• Kosten, de äldre måste få mat.
• Trygghetslarm i ordinärt boende där övergång till digital lösning är aktuell.

För de olika områden som granskades visades bland annat maximal avbrottstid.

– Där vi hade mindre god förmåga har det tagits fram åtgärdsförslag. Personalen var kreativ och kom med egna lösningar, säger Ingela Löfberg.

Kontinuitetsarbetet har gett Staffanstorp bättre överblick över svagheter och vad som är kritiskt om det inte fungerar.

– Ett mervärde är ökad delaktighet hos medarbetarna. Alla har fått utbildning i kontinuitetshantering, även entreprenörerna. Det är en fördel att ha med externa medarbetare, de fick se sin del i ett större sammanhang, säger Michael Marklund.

Förutom säkrare drift av verksamheten ser man också kontinuitetsarbetet som ett bra underlag för kravspecifikationer i framtida upphandlingar.

I Danderyd har kommunen gjort kontinuitetsplanering på flera områden. Hemtjänst och särskilda boenden har betats av, inför valåret 2014 gicks hela valprocessen igenom.

- Att värna demokratiska värden är en grundbult. Det var det så kallade supervalåret och det var något som var tvunget att äga rum, därför valde vi valprocessen, säger Lars Winberg, säkerhetschef.

Han har inte svår att motivera att kontinuitetsarbetet får kosta både tid och pengar.

– Frågan är i stället hur mycket pengar vi sparar när det händer något, det arbete vi redan gjort har vi igen då. Men gör inte arbetet för komplicerat och satsa i början på att lära er processen själva. Det finns ofta en frestelse att ta in för mycket konsulter, men det är inte bra att bli för beroende av dem. Man behöver ha kunskap i egna organisationen, säger Winberg.

MSB stödjer arbetet med kontinuitetshantering.

– Kontinuitetshantering är en del av helheten med riskhantering, att hantera händelser. Och vi ser att det gör nytta. Från årsskiftet får vi en person som jobbar heltid med kontinuitetshantering, säger Anna Rinne, tillförordnad enhetschef på MSB.

Myndigheten har sedan tidigare tagit fram en handlingsplan för skydd av samhällsviktig verksamhet och tillsammans med SIS (Svenska standardiseringsinstitutet) en vägledning för kontinuitetshantering (SS 22304), ett arbete som skett i samverkan med offentliga och privata aktörer.

– Nu har vi även publicerat ett stöd för att arbeta systematiskt med skydd av samhällsviktig verksamhet.