Länsstyrelsen leder inte det operativa arbetet men för en så liten enhet i semestertider innebar övertagandet en enorm utmaning. Länsstyrelsen drogs in i händelseförloppet vid 18:30-tiden på torsdagen när tjänsteman i beredskap, Tib, blev larmad.  Tib tog kontakt med det inre befälet på Mälardalens räddningstjänst. Bedömningen var att bara skog brann och inga andra värden hotades.


– På fredagen hade Tib fortlöpande kontakt med MBR och Sala räddningstjänst som då tagit över räddningsledarskapet. Även om branden inte var under kontroll hade man inget behov av hjälp. Man hade fått dit helikoptrar och MSBs skogsbrandsresurser. På lördagen hade man fortfarande inget behov av stöd, möjligtvis fanns ett informationsproblem, säger Ingela Regnell.


På lördagen kände länsstyrelsen att det höll på att bli stort och diskuterade att sammankalla länets samverkansgrupp U-Sam, men avvaktade eftersom räddningstjänsten ansåg sig kunna hantera branden.


På söndagsförmiddagen  var beskedet från räddningsledningen i Sala att det gick bättre och bättre. Men under eftermiddagen försämrades läget och även räddningsledningen ansåg att U-Sam skulle sammankallas.


– U-Sam höll första mötet kl 19 på söndagen och då var läget kritiskt. Räddningsledaren berättade att branden passerat de begränsningslinjer man försökt hålla och det förbereddes evakuering av flera orter.


På söndagskvällen började länsstyrelsen fundera på om man skulle ta över.


– Vi har diskuterat med räddningstjänster i vilket läge vi skulle kunna ta över och där har skogsbrand kommit upp som ett scenario, men då har förutsättningen varit att man varit tröttkörd osv. Räddningstjänsterna har ansett att om vi tar över så måste vi tillföra något som de inte har. Vi kände att det var inte ett sånt läge. Det var en insats, en räddningsledare. De tyckte själva att de hade resurser som de behövde. Det hade kunnat vara ett skäl om de varit två och inte kunnat samordna sig.


På måndagen beslöt Ingela Regnell att bilda en stab på länsstyrelsen. Under en U-Sam-konferens på måndag förmiddag fick man veta att väderförutsättningarna var sämsta tänkbara.


– Det var under 30 procents luftfuktighet, 33 grader varmt och 15 sekundmeter i byarna. Då var det riktigt allvarligt.


Vid 21-tiden på kvällen hörde räddningsledningen av sig och ville att länsstyrelsen skulle ta över på tisdag morgon. Man föreslog också Lars-Göran Uddholm, räddningschef i Södertörn, som räddningsledare.


– Landshövding Ingemar Skogö var noga med att övertagandet skedde i samförstånd med räddningsledningen.


Efter att ha kontaktat MSB för juridisk hjälp och förslag till beslut skedde övertagandet formellt klockan 10:15 på tisdag förmiddag.


I den nya organisationen fick länsstyrelsen ansvar för informationen och att bygga upp en planeringsfunktion.


– Man ska komma ihåg att vi är en liten organisation och att det här skedde i semestertider.


På tisdagen hade länsstyrelsen ett tiotal personer i Ramnäs samtidigt som man hade staben i Västerås. Enligt plan ska två personer ska dela på stabschefsrollen i krisorganisationen.


– Vi har tänkt att två stabschefer  räcker till men det gör det inte i en sån här situation. Den ena stabschefen var på Mallorca på semester och jag var uppe i Ramnäs från tisdag . Redan då tog vi hjälp från länsstyrelsen i Stockholm på stabs­chefsposten.


Informationsbehovet var närmast omättligt. Redan på måndagen gick en vädjan till länets kommuner, landsting och andra via U-Sam om hjälp med informatörer till staben i Ramnäs.


– Vi gick ut överallt, på Facebook och i våra respektive nätverk och efterfrågade hjälp. Jag begärde nationell samverkanskonferens för att säga att vi behöver stabschefer, Gis-folk och informatörer så vi kunde bemanna staben. Vi fick hjälp från hela myndighetssverige.


Till slut skulle informationsfunktion bestå av omkring 30 personer. Länsstyrelsens webb gick ner vid ett tillfälle och flyttade då över till krisinformation.se.


En genomsnittlig dag är besöksantalet på länsstyrelsens webbplats cirka 400 besökare. På tisdagen hade man 222 000 unika besökare. Antal besökare och följare på Facebook ökade också lavinartat


– Den 2 augusti hade vi 152 som gillade länsstyrelsens Facebook-sida. Ökningen drog iväg som mest mellan den 4 och 11 augusti och därefter har vi legat ganska konstant på runt 13300. Vårt mest visade inlägg nådde 515 072 personer, säger Åsa Erikols, informatör.


 Webb och Facebook uppdaterades kontinuerligt.


– Under de första dygnen satt två personer och bara följde Facebook, bemötte inlägg och la ut validerad information.  Sociala medier har varit en jätteviktig informationskanal  även i efterskedet.


Ett annat viktigt beslut som togs tidigt var att var att  all information  i annan media skulle gå ut i P4 Västmanland.


IT-avdelningen vid länsstyrelsen i Västra Götaland, LST-IT, har IT-ansvaret för alla länsstyrelser. Någon beredskap har man inte och inledningsvis sköttes IT-stödet i Ramnäs av två unga frivilliga. När länsstyrelsen tog över ansvaret för insatsen på tisdagen började LST-IT mobilisera resurser och sätta folk i beredskap. På lördagen var man på plats och dagen efter övertogs IT-ansvaret.


– I utvärderingar får vi ta upp hur vi ska förbereda oss bättre inför nästa gång, för det är väldigt långt ifrån den ordinarie beredskapsplanen för de ledningsplatser som MSB byggt. Den utrustning man inte redan har är svår att skaffa i de här situationerna. Det går, men är svårt att sköta genom de ordinarie kanalerna. Utrustningen behövs omedelbart och det finns inga avtal som är utformade efter det, säger Niklas Blomqvist, driftschef på LST-IT, och ansvarig i Ramnäs.


Informationssäkerhet är en annan aspekt som nu kommer in i bilden när alla data ska lyftas över till länsstyrelsens IT-miljö.


Skogsbranden har gett många erfarenheter och lärdomar.


– Vi har lärt oss fantastiskt mycket. Samordning är svårt, nyckeln till framgång är samverkansstaben där alla sitter gemensamt annars blir det svårt med informationsdelning. Vi hade staben i länsstyrelsens lokaler  fram  till på onsdag kväll, då kände vi att vi inte kunde sitta kvar. Det var  bättre att flytta upp till Ramnäs  med närheten till beslutsfattande och information .


Våga ta höjd direkt.


– Dra in så mycket folk som möjligt från början är väl ledordet. Man ska inte vara rädd för att dra på och vi var nog lite för rädda i början för att kalla in personal från semestrar . Det gjorde att vi  aldrig hann ta steget tillbaka och fundera strategiskt, vad är nästa steg? Alla hamnade i saker som ska göras nu.


För länsstyrelsen fortsätter insatsen även när branden är släckt. Man har bildat en speciell krishanteringsenhet som bland annat hanterar frågor om överlämnandet av ansvaret för eftersläckning till markägarna,  ersättningsfrågor kopplat till branden, stöd till drabbade, stöd till kommunerna och räddningstjänsterna samt inte minst kommunikation och information. 


Åke Jacobsson, tidigare räddningschef i och stadsdirektör i Göteborg, leder enheten. Den består av  cirka 20 handplockade personer som anställts fram till årsskiftet. Enheten finansieras av de extra 50 miljoner kronor som regeringen riktade till länsstyrelsen efter branden. Pengarna går också till skogsbrandsflyget som  flyger två gånger om dagen  över området för att upptäcka  uppflammande bränder.